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Einführung von SAP S/4HANA bei Rosenberger – Informationen für unsere Kunden

  

Rosenberger modernisiert sein Warenwirtschaftssystem und stellt zum 1. Januar 2026 auf SAP S/4HANA um. Betroffen sind die deutschen Standorte Fridolfing, Mühldorf und Radeberg sowie die Werke in Nyírbátor und Jászárokszállás in Ungarn.

Mit dieser strategischen Umstellung verbessern wir unsere internen Abläufe nachhaltig – mit dem Ziel, die Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Lieferanten noch effizienter, transparenter und zukunftssicherer zu gestalten.

  

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA ist die neueste ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) von SAP und basiert auf der innovativen In-Memory-Datenbank SAP HANA. Sie wurde entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsprozesse in Echtzeit zu steuern und den steigenden Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden.

  

Was bedeutet das für unsere Kunden?

Die Einführung des neuen Systems bringt organisatorische Änderungen mit sich, die auch Auswirkungen auf unsere gemeinsamen Geschäftsprozesse haben – etwa in der Auftragsabwicklung, Kommunikation oder im Dokumentenaustausch.

Was ändert sich?

  • Einführung des Direktversandes ab Werk 
    Um unsere Logistikprozesse weiter zu optimieren und Lieferzeiten zu verkürzen, stellen wir für unsere Produkte auf einen Direktversand ab Produktionsstandort Radeberg, Fridolfing (Logistikzentrum Mühldorf), Nyírbátor oder Jászárokszállás um. Sie erhalten von der Firma Rosenberger eine Übersicht über die Versandstandorte.
     
  • Informationen zu Ansprechpartnern für die Versandstelle
    Mit der Festlegung des Versandstandortes geht auch die Auftragsabwicklung in die jeweiligen Werke bzw. Versandstandorte über. Hierzu werden Ihnen ggf. die Ansprechpartner inkl. Adressen aus den betreffenden Werken genannt. 
     
  • Einführung neuer Kundennummern
    Bei der Umstellung auf SAP S/4HANA erhält jeder Kunde als ein Geschäftspartner mit eindeutiger rechtlicher Einheit eine neue Kundennummer. Sie erhalten von der Firma Rosenberger eine Information hierzu.
     
  • Erweiterte Nutzung der EDI-Funktionalität und -Anbindung
    Zur Steigerung der Effizienz, Prozesssicherheit und Datenqualität in der Auftragsabwicklung werden wir die EDI-Funktionalität weiter ausbauen und umfassender nutzen. Unser Ziel ist es, alle Serienbestellprozesse über EDI abzuwickeln, um eine Optimierung für beide Häuser zu erzielen.
     
  • Festlegung fester Verpackungseinheiten, Verkaufseinheiten und Mindestbestellmengen
    Wir passen unsere Bestell- und Lieferprozesse den Anforderungen von SAP S/4HANA und der geforderten Bestellstruktur an. Zukünftig gelten feste Verpackungseinheiten (Standard Packaging Quantities - SPQ), Verkaufseinheiten (Sales Units - SU) sowie Mindestbestellmengen (Minimum Order Quantities - MOQ). Diese Maßnahme dient der Anpassung unserer Lager- und Logistikprozesse, stabilisiert die Lieferzeiten und steigert die Transparenz in der gesamten Lieferkette.
     
  • Anpassung der Empfängeradresse für E-Mail-Rechnungen
    Wir vereinfachen das Verfahren für den Versand von E-Mail-Rechnungen. Zukünftig werden elektronische Rechnungen ausschließlich an eine zentrale, festgelegte E-Mail-Adresse pro Kunde versendet.
     
  • Umstellung auf Englisch als Standardsprache für systemisch erstellte Geschäftsdokumente
    Aufgrund unserer internationalen Kunden- bzw. Lieferantenstruktur und zur Vereinfachung der administrativen Prozesse, stellen wir unsere Geschäftsdokumente und Etiketten ausschließlich auf Englisch aus.
     
  • Standardisierung der Lieferbedingungen
    Wir stellen die bisherige Lieferbedingung Incoterm FCA mit Frachtweiterberechnung vorzugsweise auf FCA ohne Frachtweiterberechnung um.
     
  • Übergangsphase inkl. offizieller Betriebsschließung von 22. Dezember 2025 bis einschließlich 6. Januar 2026 mit gleichzeitiger Systemumstellung
    Da in der Zeit keine Auslieferungen erfolgen können und um eine lückenlose Teileversorgung sicherzustellen, müssen Bedarfe rechtzeitig eingeplant und Bestellungen mit entsprechendem Vorlauf platziert werden. Ziel ist es, alle notwendigen Lieferungen vor Beginn der Umstellung abzuwickeln.
  

FAQ - Häufig gestellte Fragen - Änderungen

Was ändert sich im Geschäftsprozess in Bezug auf Geschäftsunterlagen?

Im Zuge der Einführung von SAP S/4HANA stellt Rosenberger seine Geschäftsdokumente auf das SAP-Standardlayout um. Der Inhalt der Unterlagen bleibt unverändert und entspricht weiterhin den bisher bekannten Informationen. Des Weiteren werden zukünftig alle Geschäftsdokumente ausschließlich in englischer Sprache ausgestellt.

Können Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten individuell vereinbart werden?

Verpackungseinheiten werden global durch Rosenberger vorgegeben. Mindestbestellmengen können kundenspezifisch festgelegt werden.

Wie erkennt man zukünftig, ob das Material in Ungarn oder in Deutschland abgeholt werden muss?

Rosenberger stellt eine Liste mit den jeweiligen Artikeln zur Verfügung, in welcher sowohl der heutige als auch der zukünftige Versandstandort entnommen werden kann. 

Wo erfolgt zukünftig die Rechnungsstellung?

Die Rechnungsstellung erfolgt, sowohl für Ware aus Deutschland als auch aus Ungarn, weiterhin aus Deutschland. 

  

FAQ - Häufig gestellte Fragen - Cut-Over

Wann ist der tatsächliche Termin für finalen Shut-Down des bestehenden Systems?

Der Produktivstart des neuen SAP S/4HANA-Systems ist für den 01.01.2026 vorgesehen. Zeitgleich wird das bisherige System außer Betrieb genommen. Die darin enthaltenen Daten bleiben jedoch weiterhin als Archivversion verfügbar und können bei Bedarf eingesehen werden.

Wird es einen Shutdown geben?

Der geplante Shutdown dauert 2 Wochen und fällt in die jährliche vorgesehene Betriebsschließung zum Jahresende.

Sollte es zu Problemen bei der Umstellung kommen, ist eine Auslieferungen Ihrerseits trotzdem möglich?

Das automatisierte Lager wird über eine eigenständige Software gesteuert und ist dadurch im Notfall unabhängig vom SAP-System voll funktionsfähig. Alle übrigen Materialien befinden sich in konventionellen Lägern und können bei Bedarf manuell entnommen werden. Zur Absicherung der Lieferfähigkeit werden sämtliche Lagerplatzinformationen als Backup exportiert und gesichert, sodass im Ernstfall benötigte Teile schnell identifiziert und bereitgestellt werden können.

Wie sieht die Planung bzgl. Sicherheitsbeständen aus?

Im Rahmen unserer Planung werden die erforderlichen Bedarfe auf einen früheren Zeitpunkt vorgezogen und entsprechend vorproduziert. Daher ist es für uns von großer Bedeutung, dass Sie uns Ihre Bedarfe frühzeitig mitteilen. Nur so können wir die Lieferketten rechtzeitig absichern und eine fristgerechte Lieferung vor Beginn der Betriebsschließung gewährleisten.

Gibt es Fallback Lösungen bei Problemen?

Während der Migrationsphase werden beide Systeme parallel gepflegt, um einen konsistenten Datenstand sicherzustellen. Die Migration der Bewegungsdaten erfolgt erst im Zeitraum der Betriebsschließung. Dadurch ist gewährleistet, dass beide Systeme identische Datenstände aufweisen, sodass im Falle eines Notfalls ein Rückgriff auf das Altsystem jederzeit möglich ist.

  

FAQ - Häufig gestellte Fragen - Allgemein

Welche Rosenberger Standorte sind von der SAP Einführung betroffen?

Die SAP Einführung betrifft in dieser Phase die Standorte Rosenberger Germany (Fridolfing, Radeberg) und Rosenberger Hungary (Jaszarokszallas, Nyirbator). Für alle anderen Standorte gibt es bis auf Weiteres keine Änderungen im Prozess.

Gibt es bereits Erfahrungswerte innerhalb Ihres Unternehmens zum Thema SAP-Einführung?

Rosenberger verfügt bereits über Erfahrung mit SAP R/3, das an unseren Standorten in Jászberény (Ungarn) und Monterrey (Mexiko) im Einsatz ist. In unserem Werk in Indien wurde Anfang 2025 erfolgreich S/4HANA Public Cloud eingeführt. Die Einführung von SAP S/4HANA stellt einen neuen Schritt für unsere deutschen Standorte Fridolfing und Radeberg sowie für die ungarischen Werke in Jászarokszállás und Nyírbátor dar.

Wie sieht der Support seitens SAP aus?

Die Firma MHP agiert als Implementierungspartner und betreut die Einführung in vollem Umfang.  Es handelt sich hierbei um ein Systemhaus, das bereits zahlreiche Projekte in verschiedensten Branchen, unter anderem im Automobil Sektor, erfolgreich realisiert hat. Parallel dazu wird intern eine Inhouse-Consulting-Organisation aufgebaut, die nach dem Go-Live den Betrieb übernehmen wird. 

Wie viele Key User gibt es?

Erfahrungsgemäß wird für ca. 20 Enduser ein Key User benötigt. Rosenberger hat für die Einführung ein Verhältnis von 1:8 gewählt. Diese Key User sind über alle Bereiche verteilt. 

Wie wird das Personal geschult?

Das Training erfolgt nach dem 'Train-the-Trainer'-Prinzip und wird sowohl in Präsenz als auch online durchgeführt. Von allen Schulungseinheiten werden Aufzeichnungen erstellt, die im Anschluss jederzeit abgerufen werden können. Weiterführende Informationen stehen über eine separate Intranetseite zur Verfügung. Das Trainingsprogramm wurde bereits gestartet und wird schrittweise ausgerollt.

  

Sie haben noch Fragen?

Sollten Sie noch Fragen zur Einführung von SAP S/4HANA bei Rosenberger und den möglichen Auswirkungen auf Sie zu haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Am besten gehen Sie hierzu direkt auf Ihre bekannten Ansprechpartner bei Rosenberger zu. Alternativ wenden Sie sich per E-Mail an info@rosenberger.com.